Version: v1.0 · July 2026
This English version is provided for convenience. In case of discrepancy, the Romanian version prevails.
1. General provisions
These Terms of Use (the "Terms") govern access to and use of the K9OS software application — the multi-tenant SaaS platform for the management of professional canine businesses (the "Platform" or the "Application").
By creating an account, logging in or using the Platform, the user confirms that they: a) have read and understood these Terms; b) fully accept their applicability; c) have the legal capacity to enter into legal relations and act on behalf of a professional entity (canine facility) that has authorised them.
If you do not fully accept these Terms, please do not use the Platform.
These Terms are separate and independent from the Terms of Use of the marketing website k9os.ai / k9os.eu, which apply exclusively to the marketing website.
For the purposes of this document: "Client" or "Independent Operator" – the professional entity (boarding kennel, dog training school, breeding kennel or other canine business) that has entered into the Founding Operator Agreement or another subscription agreement with K9OS (the "Main Agreement"); "User" – any natural person accessing the Platform through an account, on behalf of and under the authority of the Client (administrator, staff, collaborators); "Client Content" – any data, text, photographs, recordings, documents or information entered into the Platform by the Client or its Users; "DPA" – the Data Processing Agreement concluded under Art. 28 GDPR between K9OS and the Client.
2. Operator of the Platform
The Platform is operated by:
K9OS TECH S.R.L. ("K9OS", "we") CUI: 54920157 | J2026039325006 Registered office: Str. Livezii no. 248B, Lunca Câlnicului Village, Prejmer Commune, Brașov County, Romania Contact: contact@k9os.ai | privacy@k9os.ai | legal@k9os.ai
3. Relationship with the Main Agreement
3.1. The Client's use of the Platform is governed primarily by the Main Agreement (including the DPA and the derived data licence). These Terms supplement the Main Agreement and set out the usage rules applicable to each individual User.
3.2. In case of conflict between these Terms and the Main Agreement, the Main Agreement prevails; for data protection matters, the DPA prevails.
3.3. A User's acceptance of these Terms does not create a separate service relationship between K9OS and the individual User; the service is provided to the Client.
4. Eligibility and accounts
4.1. The Platform is a professional B2B tool, intended exclusively for professional entities in the canine sector. The Platform is not intended for consumers or for persons under 18.
4.2. The Client is responsible for: a) appointing and managing its Users; b) maintaining the confidentiality of access credentials; c) all activities carried out through its accounts.
4.3. The User undertakes to: a) use accurate and up-to-date identification data; b) not share credentials and not allow unauthorised access; c) immediately notify K9OS (contact@k9os.ai) of any unauthorised use or suspected security incident.
4.4. K9OS may implement additional security mechanisms (PIN, on-device biometrics, device trust markers) in accordance with the Privacy Policy.
5. Right of use
5.1. K9OS grants the Client and its Users a limited, non-exclusive, non-transferable and revocable right to use the Platform, conditional on compliance with the Main Agreement and these Terms and on payment of the subscription (where applicable).
5.2. The right of use does not include any right over K9OS's software, source code, architecture, AI models, interfaces or know-how.
6. Permitted and prohibited use
6.1. The User may use the Platform exclusively for managing the Client's professional activity, in accordance with the Platform's declared purpose.
6.2. The following are strictly prohibited: a) using the Platform for illegal or fraudulent purposes or contrary to public order; b) entering data without a valid legal basis (including photographs or recordings of persons without consent, where consent is required); c) transmitting illegal, defamatory, abusive content or malware; d) vulnerability testing, scanning, probing or interfering with the security or integrity of the Platform without written consent; e) automated data collection (scraping, crawling), bulk data extraction or replication of the database; f) using, copying, extracting or processing the Platform's content or outputs for the development, training, tuning, validation or improvement of any artificial intelligence system, machine learning model or similar technology, without K9OS's prior express written consent; g) decompiling, disassembling, reverse engineering or attempting to extract the source code, AI models or processing logic; h) reselling, sublicensing, renting or making the Platform available to third parties, other than the Client's authorised Users; i) circumventing usage limits, pricing plan restrictions or security mechanisms; j) using K9OS's identity or branding in a misleading manner.
6.3. K9OS reserves the right to restrict or suspend access, without prior notice, in the event of a breach of these provisions, abusive or fraudulent use, security risks, or a reasonable suspicion of a breach of the GDPR or applicable AI legislation.
7. Client Content and data responsibilities
7.1. Client Content remains the property of the Client. The Client grants K9OS the rights necessary to host, process and display the Client Content exclusively for the purpose of providing the service, in accordance with the DPA.
7.2. The Client, as an independent data controller for the data of its own clients (dog owners), is solely responsible for: a) the lawfulness of the collection and entry of data into the Platform; b) obtaining the necessary consents (photographs, video, WhatsApp messages); c) informing its own clients about the data processing; d) responding to data subjects' requests, with K9OS's technical assistance under the DPA.
7.3. The processing of personal data is governed by the K9OS Application Privacy Policy and the DPA.
8. Artificial intelligence functionalities
8.1. The Platform includes functionalities based on AI systems (voice transcription, report generation, OCR, summaries), which run on infrastructure controlled by K9OS, without transmitting operational data to external AI model providers.
8.2. The AI functionalities are assistance and inference tools. The generated results may contain errors, omissions or inaccuracies and do not constitute legal or veterinary advice or binding professional recommendations.
8.3. The User is responsible for verifying and validating any AI-generated results before using them in their professional activity. Operational decisions belong exclusively to the Client.
8.4. The AI functionalities are evolving in nature and may be modified, suspended or replaced, including for compliance with applicable legislation (Regulation (EU) 2024/1689 — the AI Act), with reasonable notice where the changes significantly affect core commercial use.
8.5. The Platform's AI systems are not intended for autonomous decision-making with legal effect or significant impact on natural persons and are not designed or marketed as high-risk AI systems within the meaning of the AI Act. The Client shall not use the Platform for purposes that could lead to such a classification.
9. Availability and evolving nature
9.1. The Platform is provided "as is" and "as available". No guarantee is given of continuous operation, absence of errors or universal compatibility.
9.2. The Platform is an evolving technology service: K9OS may modify, replace, remove or introduce functionalities, with reasonable notice where the changes significantly affect core commercial use. K9OS has no obligation to maintain previous versions or backward compatibility.
9.3. If the AI components are unavailable, the operational functions remain active and the AI switches to degraded mode.
9.4. Temporary unavailability, service degradation or functional errors do not constitute a failure to perform the contract; any remedies are exclusively of a technical nature, in accordance with the Main Agreement.
10. Fees and billing
Fees, plans and billing conditions are set out in the Main Agreement and the commercial price list in force. Billing is monthly, and invoices are issued through the e-Factura system (ANAF). Changes to the pricing structure are notified at least 30 days in advance, in accordance with the Main Agreement.
11. Intellectual property
11.1. All rights in the software, source code, architecture, AI models, interfaces, K9OS branding and know-how belong exclusively to K9OS TECH S.R.L.
11.2. The User acquires no right in the platform, generated prompts, AI workflows, algorithmic configurations, processing logic or intermediate outputs.
11.3. Any feedback, suggestion or improvement submitted by the User may be freely used by K9OS, without any obligation of compensation.
12. Suspension and termination
12.1. The User's access ends upon: termination of the Main Agreement, withdrawal of the Client's authorisation, or closure of the account.
12.2. K9OS may immediately suspend access, without notice, in the event of: abusive or fraudulent use, security risks, a reasonable suspicion of a breach of the GDPR or the AI Act, or the Client's failure to pay due invoices. Suspension entails no liability on the part of K9OS.
12.3. The effects of termination on the data (return/deletion) are governed by the DPA and the Main Agreement.
13. Limitation of liability
13.1. To the maximum extent permitted by law, K9OS is not liable for: a) operational, commercial, veterinary or other decisions taken by the Client or Users; b) errors, omissions or incorrect information entered by the Client or Users; c) use of the Platform for purposes other than those for which it was designed; d) unavailability, interruption or malfunction of services provided by third parties; e) loss of data, profit, revenue, business opportunities, reputation or other indirect, special, incidental or consequential damages.
13.2. K9OS's total aggregate liability is limited in accordance with the Main Agreement (the amount actually paid by the Client in the preceding 12 months, but no more than EUR 5,000), to the extent permitted by law.
13.3. The limitations do not exclude liability that cannot be limited or excluded under mandatory legal provisions.
13.4. The Client shall indemnify and hold K9OS harmless from any third-party claims arising from: breach of these Terms, breach of applicable law, data provided by the Client, or use of AI results without appropriate verification.
14. Force majeure
K9OS is not liable for non-performance of its obligations caused by force majeure events, including, without limitation: natural disasters, major power, internet or communications outages, cyber attacks (DDoS, ransomware, cloud infrastructure compromise), governmental acts or restrictions, or major failures of infrastructure providers. If the event lasts more than 30 consecutive days, the provisions of the Main Agreement apply.
15. Changes to the Terms
K9OS may amend these Terms. Significant changes will be announced via an in-app banner and/or e-mail at least 30 days before they take effect. Continued use of the Platform after the changes take effect constitutes acceptance.
16. Governing law and jurisdiction
These Terms are governed by Romanian law and applicable EU regulations. Any dispute shall be settled by the competent courts of the Municipality of Brașov, Romania. These Terms address business-to-business (B2B) relationships between professionals.
17. Contact
- General: contact@k9os.ai
- Legal: legal@k9os.ai
- Privacy: privacy@k9os.ai
- Address: K9OS TECH S.R.L., Str. Livezii no. 248B, Lunca Câlnicului Village, Prejmer Commune, Brașov County, Romania
Versiune: v1.0 · iulie 2026
1. Dispoziții generale
Prezenții Termeni de Utilizare („Termenii") guvernează accesul și utilizarea aplicației software K9OS — platforma SaaS multi-tenant destinată gestionării afacerilor canine profesionale (denumită în continuare „Platforma" sau „Aplicația").
Prin crearea unui cont, autentificarea sau utilizarea Platformei, utilizatorul confirmă că: a) a citit și înțeles acești Termeni; b) acceptă integral aplicabilitatea lor; c) are capacitatea legală de a intra în raporturi juridice și acționează în numele unei entități profesionale (unitate canină) care l-a autorizat.
În lipsa acceptării integrale, vă rugăm să nu utilizați Platforma.
Acești Termeni sunt separați și independenți de Termenii de Utilizare ai site-ului de prezentare k9os.ai / k9os.eu, care se aplică exclusiv site-ului de marketing.
În sensul prezentului document: „Clientul" sau „Operatorul Independent" – entitatea profesională (pensiune canină, școală de dresaj, crescătorie sau altă afacere canină) care a încheiat cu K9OS Acordul Operatorului Fondator sau alt contract de abonament („Acordul Principal"); „Utilizator" – orice persoană fizică ce accesează Platforma printr-un cont, în numele și sub autoritatea Clientului (administrator, personal, colaboratori); „Conținut Client" – orice date, texte, fotografii, înregistrări, documente sau informații introduse în Platformă de către Client sau Utilizatorii săi; „DPA" – Acordul de Prelucrare a Datelor încheiat conform art. 28 GDPR între K9OS și Client.
2. Operatorul Platformei
Platforma este operată de:
K9OS TECH S.R.L. („K9OS", „noi") CUI: 54920157 | J2026039325006 Sediu: Str. Livezii nr. 248B, Sat Lunca Câlnicului, Com. Prejmer, Jud. Brașov, România Contact: contact@k9os.ai | privacy@k9os.ai | legal@k9os.ai
3. Relația cu Acordul Principal
3.1. Utilizarea Platformei de către Client este reglementată în principal de Acordul Principal (inclusiv DPA și licența de date derivate). Prezenții Termeni completează Acordul Principal și stabilesc regulile de utilizare aplicabile fiecărui Utilizator individual.
3.2. În caz de conflict între prezenții Termeni și Acordul Principal, prevalează Acordul Principal; pentru aspecte de protecția datelor prevalează DPA.
3.3. Acceptarea prezentelor Termeni de către un Utilizator nu creează un raport contractual distinct de servicii între K9OS și Utilizatorul persoană fizică; serviciul este furnizat Clientului.
4. Eligibilitate și conturi
4.1. Platforma este un instrument profesional B2B, destinat exclusiv entităților profesionale din domeniul canin. Platforma nu se adresează consumatorilor și nici persoanelor sub 18 ani.
4.2. Clientul răspunde pentru: a) desemnarea și administrarea Utilizatorilor săi; b) menținerea confidențialității credențialelor de acces; c) toate activitățile desfășurate prin conturile sale.
4.3. Utilizatorul se obligă să: a) folosească date de identificare corecte și actuale; b) nu partajeze credențialele și să nu permită accesul neautorizat; c) notifice imediat K9OS (contact@k9os.ai) orice utilizare neautorizată sau incident de securitate suspectat.
4.4. K9OS poate implementa mecanisme de securitate suplimentare (PIN, biometrie pe dispozitiv, marcaje de încredere ale dispozitivului) conform Politicii de Confidențialitate.
5. Dreptul de utilizare
5.1. K9OS acordă Clientului și Utilizatorilor săi un drept limitat, neexclusiv, netransferabil și revocabil de a utiliza Platforma, condiționat de respectarea Acordului Principal, a prezentelor Termeni și de plata abonamentului (dacă este cazul).
5.2. Dreptul de utilizare nu include niciun drept asupra software-ului, codului sursă, arhitecturii, modelelor AI, interfețelor sau know-how-ului K9OS.
6. Utilizare permisă și interzisă
6.1. Utilizatorului îi este permis să utilizeze Platforma exclusiv pentru gestionarea activității profesionale a Clientului, conform scopului declarat al Platformei.
6.2. Este strict interzis: a) utilizarea Platformei în scopuri ilegale, frauduloase sau contrare ordinii publice; b) introducerea de date fără temei legal valabil (inclusiv fotografii sau înregistrări ale unor persoane fără consimțământ, acolo unde acesta este necesar); c) transmiterea de conținut ilegal, defăimător, abuziv sau malware; d) testarea de vulnerabilități, scanarea, sondarea sau interferența cu securitatea ori integritatea Platformei, fără acord scris; e) colectarea automată de date (scraping, crawling), extragerea masivă de date sau replicarea bazei de date; f) utilizarea, copierea, extragerea sau procesarea conținutului ori outputurilor Platformei pentru dezvoltarea, antrenarea, ajustarea, validarea sau îmbunătățirea oricărui sistem de inteligență artificială, model de machine learning sau tehnologie similară, fără acordul prealabil expres și scris al K9OS; g) decompilarea, dezasamblarea, ingineria inversă sau încercarea de a extrage codul sursă, modelele AI sau logica de procesare; h) revânzarea, sublicențierea, închirierea sau punerea Platformei la dispoziția terților, în afara Utilizatorilor autorizați ai Clientului; i) eludarea limitelor de utilizare, a restricțiilor de plan tarifar sau a mecanismelor de securitate; j) utilizarea identității sau brandingului K9OS în mod înșelător.
6.3. K9OS își rezervă dreptul de a restricționa sau suspenda accesul, fără notificare prealabilă, în cazul încălcării acestor prevederi, al utilizării abuzive sau frauduloase, al riscurilor de securitate ori al suspiciunii rezonabile de încălcare a GDPR sau a legislației AI aplicabile.
7. Conținutul Clientului și responsabilitățile privind datele
7.1. Conținutul Client rămâne proprietatea Clientului. Clientul acordă K9OS drepturile necesare găzduirii, procesării și afișării Conținutului Client exclusiv în scopul furnizării serviciului, conform DPA.
7.2. Clientul, în calitate de operator de date independent pentru datele clienților săi (proprietari de câini), este singurul responsabil pentru: a) legalitatea colectării și introducerii datelor în Platformă; b) obținerea consimțămintelor necesare (fotografii, video, mesaje WhatsApp); c) informarea propriilor clienți cu privire la prelucrarea datelor; d) răspunsul la cererile persoanelor vizate, cu asistența tehnică a K9OS conform DPA.
7.3. Prelucrarea datelor cu caracter personal este reglementată de Politica de Confidențialitate a Aplicației K9OS și de DPA.
8. Funcționalitățile de inteligență artificială
8.1. Platforma include funcționalități bazate pe sisteme AI (transcriere vocală, generare de rapoarte, OCR, sumarizări), care rulează pe infrastructură controlată de K9OS, fără transmiterea datelor operaționale către furnizori externi de modele AI.
8.2. Funcționalitățile AI reprezintă instrumente de asistență și inferență. Rezultatele generate pot conține erori, omisiuni sau inexactități și nu constituie consultanță juridică, medical-veterinară sau recomandare profesională obligatorie.
8.3. Utilizatorul este responsabil pentru verificarea și validarea oricăror rezultate generate de AI înainte de utilizarea acestora în activitatea profesională. Deciziile operaționale aparțin exclusiv Clientului.
8.4. Funcționalitățile AI au caracter evolutiv și pot fi modificate, suspendate sau înlocuite, inclusiv pentru conformitate cu legislația aplicabilă (Regulamentul (UE) 2024/1689 — AI Act), cu notificare rezonabilă atunci când modificările au impact semnificativ asupra utilizării comerciale de bază.
8.5. Sistemele AI ale Platformei nu sunt destinate luării autonome a deciziilor cu efect juridic sau cu impact semnificativ asupra persoanelor fizice și nu sunt proiectate sau comercializate ca sisteme AI cu risc ridicat în sensul AI Act. Clientul nu va utiliza Platforma în scopuri care ar putea determina o astfel de încadrare.
9. Disponibilitate și caracter evolutiv
9.1. Platforma este furnizată „ca atare" („as is") și „în funcție de disponibilitate" („as available"). Nu se garantează funcționare continuă, lipsa erorilor sau compatibilitate universală.
9.2. Platforma este un serviciu tehnologic evolutiv: K9OS poate modifica, înlocui, elimina sau introduce funcționalități, cu notificare rezonabilă atunci când modificările au impact semnificativ asupra utilizării comerciale de bază. K9OS nu are obligația de a menține versiuni anterioare sau compatibilitate retroactivă.
9.3. În cazul indisponibilității componentelor AI, funcțiile operaționale rămân active, iar AI trece în mod degradat („degraded mode").
9.4. Indisponibilitatea temporară, degradarea serviciului sau erorile funcționale nu constituie neexecutare contractuală; eventualele remedii sunt exclusiv de natură tehnică, conform Acordului Principal.
10. Tarife și facturare
Tarifele, planurile și condițiile de facturare sunt stabilite prin Acordul Principal și grila comercială în vigoare. Facturarea se realizează lunar, iar facturile se emit prin sistemul e-Factura (ANAF). Modificările structurii de prețuri se notifică cu minimum 30 de zile înainte, conform Acordului Principal.
11. Proprietate intelectuală
11.1. Toate drepturile asupra software-ului, codului sursă, arhitecturii, modelelor AI, interfețelor, brandingului K9OS și know-how-ului aparțin exclusiv K9OS TECH S.R.L.
11.2. Utilizatorul nu dobândește niciun drept asupra platformei, prompturilor generate, fluxurilor AI, configurărilor algoritmice, logicii de procesare sau outputurilor intermediare.
11.3. Orice feedback, sugestie sau îmbunătățire transmisă de Utilizator poate fi utilizată liber de K9OS, fără obligație de compensare.
12. Suspendare și încetare
12.1. Accesul Utilizatorului încetează la: încetarea Acordului Principal, retragerea autorizării de către Client sau închiderea contului.
12.2. K9OS poate suspenda imediat accesul, fără preaviz, în cazul: utilizării abuzive sau frauduloase, riscurilor de securitate, suspiciunii rezonabile de încălcare GDPR sau AI Act ori neplății facturilor scadente de către Client. Suspendarea nu implică răspundere din partea K9OS.
12.3. Efectele încetării asupra datelor (returnare/ștergere) sunt reglementate de DPA și de Acordul Principal.
13. Limitarea răspunderii
13.1. În măsura maximă permisă de lege, K9OS nu răspunde pentru: a) deciziile operaționale, comerciale, veterinare sau de altă natură adoptate de Client ori Utilizatori; b) erorile, omisiunile sau informațiile incorecte introduse de Client ori de Utilizatori; c) utilizarea Platformei în alte scopuri decât cele pentru care a fost concepută; d) indisponibilitatea, întreruperea sau funcționarea defectuoasă a serviciilor furnizate de terți; e) pierderea de date, profit, venituri, oportunități de afaceri, reputație ori alte prejudicii indirecte, speciale, incidentale sau consecvențiale.
13.2. Răspunderea totală cumulată a K9OS este limitată conform Acordului Principal (suma efectiv plătită de Client în ultimele 12 luni, dar nu mai mult de 5.000 EUR), în măsura permisă de lege.
13.3. Limitările nu exclud răspunderea care nu poate fi limitată sau exclusă potrivit dispozițiilor legale imperative.
13.4. Clientul va despăgubi și va exonera K9OS de orice pretenții ale terților rezultate din: încălcarea prezentelor Termeni, încălcarea legislației aplicabile, datele furnizate de Client sau utilizarea rezultatelor AI fără verificare corespunzătoare.
14. Forța majoră
K9OS nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră, incluzând, fără limitare: dezastre naturale, întreruperi majore de energie, internet sau comunicații, atacuri cibernetice (DDoS, ransomware, compromitere infrastructură cloud), acte sau restricții guvernamentale, avarii majore ale furnizorilor de infrastructură. Dacă evenimentul durează mai mult de 30 de zile consecutive, se aplică prevederile Acordului Principal.
15. Modificarea Termenilor
K9OS poate modifica acești Termeni. Modificările semnificative vor fi anunțate prin banner în aplicație și/sau e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Platformei după intrarea în vigoare constituie acceptare.
16. Legea aplicabilă și jurisdicția
Acești Termeni sunt guvernați de legea română și de reglementările UE aplicabile. Orice litigiu va fi soluționat de instanțele competente din Municipiul Brașov, România. Prezenții Termeni se adresează raporturilor între profesioniști (B2B).
17. Contact
- General: contact@k9os.ai
- Juridic: legal@k9os.ai
- Confidențialitate: privacy@k9os.ai
- Adresă: K9OS TECH S.R.L., Str. Livezii nr. 248B, Sat Lunca Câlnicului, Com. Prejmer, Jud. Brașov, România