Data controller: K9OS TECH S.R.L. · CUI 54920157 · J2026039325006 · Str. Livezii 248B, Lunca Câlnicului Village, Prejmer Commune, Brașov County, Romania Privacy contact: privacy@k9os.ai Supervisory authority: ANSPDCP (dataprotection.ro) Version: v1.0 · July 2026
This English version is provided for convenience. In case of discrepancy, the Romanian version prevails.
This policy explains what personal data we process in connection with the K9OS application (the SaaS Platform), for what purpose, on what legal basis, and what rights you have. We comply with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable Romanian law.
The marketing website k9os.ai / k9os.eu is covered by the separate Website Privacy Policy.
1. WHO IS THIS POLICY FOR?
This policy addresses:
- Application operators — canine facilities (boarding kennels, dog training schools, breeding kennels and other professional canine businesses) that create an account and use the K9OS application, together with their staff — see Section 4. For this data, K9OS TECH SRL is the controller.
- Clients of the canine facilities (dog owners) whose data is entered into the application by the canine facility — see Section 5. For this data, the canine facility is the controller and K9OS is the processor.
2. WHO IS K9OS?
K9OS TECH SRL ("K9OS", "we") is a Romanian company registered with the Trade Registry (CUI 54920157, J2026039325006), with registered office at Str. Livezii 248B, Lunca Câlnicului Village, Prejmer Commune, Brașov County. We develop K9OS — an operating system (SaaS) for professional canine businesses.
- Privacy contact: privacy@k9os.ai
- Supervisory authority: ANSPDCP — the Romanian National Supervisory Authority for Personal Data Processing (dataprotection.ro)
- Data Protection Officer (DPO): not mandatory under Art. 37 GDPR (we do not carry out large-scale systematic monitoring as a core activity and we do not process sensitive data on a large scale). We provide a dedicated contact address instead.
3. THE DUAL ROLE: CONTROLLER VS. PROCESSOR
K9OS processes data in two distinct legal roles:
As CONTROLLER — K9OS TECH S.R.L. independently determines the purposes and means of processing for: - the user account data of canine facilities and their staff; - the data required for billing, security, audit and legal compliance; - support correspondence and the direct contractual relationship with platform operators.
As PROCESSOR — for the data entered into the platform by canine facilities about their own clients (dog owners), K9OS acts exclusively as a processor under Art. 28 GDPR, on the basis of the Data Processing Agreement (DPA). In this capacity: - K9OS processes the data exclusively on the documented instructions of the controller (the canine facility); - K9OS does not determine the purposes of the processing; - K9OS does not verify the legal basis on which the independent controller collected the data; - responsibility for the lawfulness of the collection and entry of the data lies exclusively with the canine facility.
K9OS may implement standardised technical and organisational measures for security and operation, without this constituting the determination of its own processing purposes. K9OS assumes no responsibility for the lawfulness of the data entered by application operators acting as independent controllers.
If you are a dog owner and wish to exercise your rights of access, rectification or erasure, please contact the canine facility that holds your data, as it acts as the data controller. K9OS acts exclusively as a processor and provides technical support to the canine facility; it cannot access, modify or delete a dog owner's data except on documented instructions received from the canine facility.
4. APPLICATION OPERATORS' DATA (K9OS = CONTROLLER)
4.1. What we collect
- At registration and during use: name, e-mail, telephone (optional), encrypted password hash (bcrypt), refresh token, device trust marker, date/time of last login. If you enable PIN/biometrics: the PIN is stored as a hash, and your fingerprint/biometrics remain on the device (Android Keystore / iOS Secure Enclave) and never reach the server.
- Audit log (security): login attempts, password changes, security events (truncated IP, user-agent family, timestamp).
- If you choose a paid plan: company name, fiscal code, registered office, VAT code (if applicable), plan + amount. Invoices are issued through the e-Factura system to ANAF (the Romanian tax authority).
- Support correspondence: e-mail, content of the conversation.
4.2. Legal basis
- Contract (Art. 6(1)(b)) — to provide the service.
- Legal obligation (Art. 6(1)(c)) — tax records, e-Factura filing.
- Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) — security, audit log, abuse prevention.
5. DATA OF THE CANINE FACILITIES' CLIENTS (K9OS = PROCESSOR)
We process this data only on the instructions of the canine facility, under the DPA between K9OS and the canine facility. We list it here for transparency, but the canine facility is the controller — please also read the canine facility's own privacy notice.
- Owner records: name, telephone, e-mail, address, preferred language, notes entered by the canine facility.
- Dog records: name, breed, date of birth, microchip, colour, weight, temperament, feeding instructions, medication, veterinary contact, training history, behavioural observations.
- Photographs: of dogs, of medical documents (health record/passport), of training sessions.
- Bookings and boarding logs: dates, services, daily reports, payment status.
- WhatsApp messages (when activated by the canine facility): telephone number, content, templates, delivery status, conversation history. Each canine facility uses its own WhatsApp Business Account (WABA); the name displayed in conversations is that of the canine facility, not of K9OS.
- Voice notes and transcriptions: staff voice recordings and their transcription — retained as training material (see §8).
- (M2 — Training) Session data: structured observations extracted from the transcription (exercises, methods, equipment, commands) and video clips of the sessions.
- AI-generated content (M5 features): summaries, inactivity flags, message drafts — generated locally (see §8).
The legal basis for this data is determined by the canine facility (as controller) — typically performance of the contract with the owner and legitimate interest. The canine facility is responsible for obtaining valid consent for photographs and WhatsApp messages; K9OS provides templates but does not collect consent on the canine facility's behalf.
The operator warrants that it holds a legal basis for entering the data into the platform and indemnifies K9OS for any damage resulting from non-compliance with the GDPR. K9OS has no general obligation to verify the legal basis of the data entered by the operator, but may implement reasonable verification measures where non-compliant processing is suspected.
6. HOW LONG WE KEEP THE DATA
Personal data is kept only as long as necessary for the purposes for which it was collected, subject to applicable legal obligations.
| Category | Retention |
|---|---|
| Operator account (active) | For the lifetime of the account |
| Operator account (after deletion) | 30 days in the recycle bin, then permanent deletion |
| Invoices | 5 years — mandatory under Romanian Accounting Law 82/1991 (Art. 25) |
| Audit log | 12 months |
| Backups | 30 days (rolling) |
| Support correspondence | 24 months from the last interaction |
| Canine facility clients' data | On the canine facility's instruction — default: for the lifetime of the account; 30-day recycle bin after deletion; then permanent deletion |
| WhatsApp messages (in K9OS) | 24 months; Meta's retention applies separately |
| Voice notes + transcriptions | Retained as training material (not deleted operationally); exported-and-then-deleted rows — physical deletion after 90 days |
| Training corpus (anonymised) | Retained as an anonymised dataset — no longer constitutes personal data |
7. WHO WE SHARE DATA WITH (SUB-PROCESSORS)
No third party has access to the database or the AI. Operational data (dogs, clients, reports) is hosted exclusively in the EU, and the AI runs locally on K9OS's own hardware.
Application + your data — EU only: - Hetzner Online GmbH (Germany, EU) — hosting of the application, database and encrypted backups (all operational data).
Activated only when the canine facility uses the feature: - Meta Platforms Ireland Ltd — WhatsApp Business platform (WABA per canine facility). Ireland (EU) + Meta SCCs. - Stripe Payments Europe Ltd (Ireland, EU) — payments (from v1.5+). - ANAF (e-Factura SPV) — invoice filing (public authority, not a sub-processor).
Company e-mail only (no access to the application, database or AI): - Resend, Inc. (USA) — transactional e-mail delivery. SCCs (Resend DPA). - Migadu (Switzerland) — the company's mailboxes (contact@, privacy@, legal@). EU adequacy decision.
We do not share data with advertisers, data brokers or social networks.
8. ARTIFICIAL INTELLIGENCE AND THE TRAINING CORPUS
Where it runs. All AI processing runs on K9OS's own hardware (transcription with Whisper + generation with an open-weight model, Ollama + Qwen). No external AI service (OpenAI, Anthropic, Google, etc.) receives your data.
How it works (M1). A staff voice note is transcribed locally, and the model generates the draft daily report; the operator reviews and approves it before sending.
AI footprint per module:
| Module | AI role | Data notes |
|---|---|---|
| M1 Boarding | Daily report generation (voice → text) | owner/dog names in the report |
| M2 Training | Report + silent extraction (corpus) | commands/methods (about the dog); video of the operator's team |
| M3 Portfolio/State | The deepest AI (confirmed data, axes, the dog's "CV") | video of the operator's team (handlers/decoys) |
| M4 Breeding | AI-light (pedigree/litters; possibly OCR on documents) | dog data + breeder/buyer contacts |
| M5 Memory | OCR of health record/passport + light AI | dog data; the document may carry identifiers |
| M6 Money | No AI | financial/billing data only |
What we retain for training (full transparency). K9OS deliberately builds a training corpus from real usage, to improve AI quality over time — this is also the product's "data engine": - Voice notes and transcriptions are retained (not deleted operationally) as training material. - Approved/sent reports are periodically processed by an automated pipeline that removes personal data (names, telephone numbers, e-mails, calendar dates → replaced with generic markers) and exports an anonymised dataset (text + media) to a dedicated repository, mirrored offsite. - (M2 — Training, when active) a second extraction step, invisible to the trainer and not affecting the report, identifies training structures (exercises, methods, equipment, commands) and weakly labels video clips — to build the AI vocabulary and corpus.
Current status. The base model is used for inference only — no fine-tuned model has been shipped yet. The corpus is currently only being collected (training/fine-tuning has not yet been run).
Legal basis and safeguards. - The training corpus is genuinely anonymised (PII removed before export) — once anonymised, it falls outside the scope of personal data (Recital 26 GDPR). - K9OS's right to use the anonymised data for training rests on a contractual basis (the clause in the agreement with the canine facility), not merely on revocable consent. - Raw personal data (the voice, the non-anonymised transcription) follows the normal retention rules and can be deleted upon request; exported-and-then-deleted rows are eligible for physical deletion after 90 days. - Video (M2/M3): as a rule, only handlers and decoys appear — i.e. the operator's team (direct clients/signatories), who consent directly through the agreement; the operator warrants its team's consent. - M2: the dog's owner is not present — only staff appear in the frame. - M3: in addition to the team, the dog's owner (a third party) may also appear. For any such third party, the operator obtains separate consent (as with photographs — see §9). (A person's image = personal data.)
AI is an integral part of the service (voice note transcription + report generation) — there is no option to use K9OS without the AI component. Control is exercised at contract level: the canine facility accepts the AI data-use clause when signing the agreement and may at any time stop using the service or request the deletion of raw personal data. The corpus already anonymised and incorporated remains anonymous and no longer constitutes personal data.
K9OS reserves the exclusive and irrevocable right to use the anonymised data resulting from the use of the service for the training, optimisation and development of its AI models, without further obligations towards the operator. The operator acknowledges and accepts that the improvement of the AI is an essential part of the service and a fundamental condition of its operation.
9. PHOTOGRAPHS
Photographs are stored encrypted on Hetzner infrastructure in Germany. We do not extract biometric features or perform facial recognition. For dog owners: the canine facility is responsible for obtaining consent before photographing/uploading; for objections, contact the canine facility.
10. SECURITY
TLS for all connections; bcrypt for passwords; short-lived access tokens + refresh tokens; on-device PIN/biometrics; encryption at rest for the database and backups; daily encrypted backups (30-day retention, restore-tested); audit log; soft-delete with confirmation for permanent deletion; restricted internal access.
In the event of a breach posing a risk to your rights, we notify ANSPDCP within 72 hours and the data subjects without undue delay (Arts. 33–34 GDPR).
K9OS does not guarantee absolute security; it implements reasonable measures in line with industry standards.
11. INTERNATIONAL TRANSFERS
The application's operational data (dogs, clients, reports) remains exclusively in the EU (Hetzner, Germany), and the AI runs locally. The only situations with a non-EU element are: - WhatsApp: Meta may route infrastructure outside the EU — covered by Meta's SCCs + EU representative. - Company e-mail: Resend (USA) — SCCs; Migadu (Switzerland) — the European Commission's adequacy decision for Switzerland.
No operational data of tenants/dog owners is transferred outside the EU.
12. YOUR RIGHTS (DATA SUBJECTS)
You have the right to: access (Art. 15), rectification (16), erasure (17, subject to tax retention), restriction (18), portability (20 — JSON/CSV export), objection (21), withdrawal of consent, lodging a complaint with ANSPDCP or the authority in your Member State, and not to be subject to automated decision-making (Art. 22 — we do not make such decisions).
How to exercise them: - Operators: Settings → Privacy in the application, or privacy@k9os.ai. - Dog owners: contact the canine facility that holds your data. We do not act on owners' requests without the instruction of the canine facility (the controller).
We respond within 30 days. We do not charge fees for reasonable requests. K9OS reserves the right to refuse excessive, repetitive or abusive requests, in accordance with Art. 12(5) GDPR.
13. MINORS
K9OS is a professional tool. We do not knowingly collect data from persons under 16. If you become aware that a child has provided us with data, write to us and we will delete it.
14. CHANGES
We update this policy when our practices change. The "Version" date reflects the latest change. Important changes are announced via an in-app banner and e-mail at least 30 days before they take effect.
15. GOVERNING LAW
This policy is governed by Romanian law and the GDPR. Disputes between K9OS and an operator fall within the jurisdiction of the Brașov courts, without prejudice to mandatory consumer rights. Disputes between a canine facility and its clients (dog owners) are between those parties; K9OS is not a party.
16. CONTACT
privacy@k9os.ai (privacy) · contact@k9os.ai (general) · legal@k9os.ai (legal) · K9OS TECH SRL, Str. Livezii 248B, Lunca Câlnicului Village, Prejmer Commune, Brașov County, Romania
Operator de date: K9OS TECH S.R.L. · CUI 54920157 · J2026039325006 · Str. Livezii 248B, Sat Lunca Câlnicului, Com. Prejmer, Jud. Brașov, România Contact confidențialitate: privacy@k9os.ai Autoritate de supraveghere: ANSPDCP (dataprotection.ro) Versiune: v1.0 · iulie 2026
Prezenta politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm în legătură cu aplicația K9OS (Platforma SaaS), în ce scop, pe ce temei și ce drepturi aveți. Respectăm Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația română aplicabilă.
Pentru site-ul de prezentare k9os.ai / k9os.eu se aplică Politica de Confidențialitate a site-ului, disponibilă separat.
1. CUI I SE ADRESEAZĂ?
Această politică se adresează:
- Operatorilor aplicației — unitățile canine (pensiuni, școli de dresaj, crescătorii, alte afaceri canine profesionale) care creează cont și folosesc aplicația K9OS, împreună cu personalul lor — vezi secțiunea 4. Pentru aceste date, K9OS TECH SRL este operator (controller).
- Clienților unităților canine (proprietarii de câini) ale căror date sunt introduse în aplicație de către unitatea canină — vezi secțiunea 5. Pentru aceste date, unitatea canină este operatorul, iar K9OS este persoană împuternicită (processor).
2. CINE ESTE K9OS?
K9OS TECH SRL („K9OS", „noi") este o societate românească înregistrată la ONRC (CUI 54920157, J2026039325006), cu sediul în Str. Livezii 248B, Sat Lunca Câlnicului, Com. Prejmer, Jud. Brașov. Dezvoltăm K9OS — un sistem de operare (SaaS) pentru afaceri canine profesioniste.
- Contact confidențialitate: privacy@k9os.ai
- Autoritatea de supraveghere: ANSPDCP — Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro)
- Responsabil cu protecția datelor (DPO): neobligatoriu conform art. 37 GDPR (nu desfășurăm monitorizare sistematică la scară largă ca activitate principală și nu prelucrăm date sensibile la scară largă). Oferim, în schimb, o adresă de contact dedicată.
3. DUBLUL ROL: OPERATOR VS. PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ
K9OS prelucrează date în două roluri juridice distincte:
Ca OPERATOR (controller) — K9OS TECH S.R.L. stabilește în mod independent scopurile și mijloacele prelucrării pentru: - datele conturilor de utilizator ale unităților canine și ale personalului acestora; - datele necesare pentru facturare, securitate, audit și conformitate legală; - corespondența de suport și relația contractuală directă cu operatorii platformei.
Ca PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ (processor) — pentru datele introduse în platformă de către unitățile canine referitoare la clienții acestora (proprietari de câini), K9OS acționează exclusiv în calitate de persoană împuternicită, conform art. 28 GDPR, în baza Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA). În această calitate: - K9OS prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului (unitatea canină); - K9OS nu determină scopurile prelucrării; - K9OS nu verifică temeiul legal al colectării datelor de către operatorul independent; - responsabilitatea pentru legalitatea colectării și introducerii datelor revine exclusiv unității canine.
K9OS poate implementa măsuri tehnice și organizatorice standardizate pentru securitate și funcționare, fără ca acestea să constituie stabilirea de scopuri proprii de prelucrare. K9OS nu își asumă responsabilitatea pentru legalitatea datelor introduse de operatorii aplicației în calitate de operatori independenți.
Dacă sunteți proprietar de câine și doriți să exercitați drepturile de acces, rectificare sau ștergere a datelor dumneavoastră, vă rugăm să contactați unitatea canină care deține datele, întrucât aceasta acționează în calitate de operator de date. K9OS acționează exclusiv în calitate de persoană împuternicită și oferă suport tehnic unității canine, fără a putea accesa, modifica sau șterge datele unui proprietar de câine decât în baza instrucțiunilor documentate primite de la unitatea canină.
4. DATELE OPERATORILOR APLICAȚIEI (K9OS = OPERATOR)
4.1. Ce colectăm
- La înregistrare și în utilizare: nume, e-mail, telefon (opțional), hash criptat al parolei (bcrypt), token de reîmprospătare, marcaj de încredere al dispozitivului, dată/oră ultimei autentificări. Dacă activați PIN/biometrie: PIN-ul este stocat ca hash, iar amprenta/biometria rămâne pe dispozitiv (Android Keystore / iOS Secure Enclave) și nu ajunge niciodată pe server.
- Jurnal de audit (securitate): încercări de autentificare, schimbări de parolă, evenimente de securitate (IP trunchiat, familie user-agent, timestamp).
- Dacă alegeți un plan plătit: denumire firmă, CUI, sediu, cod TVA (dacă e cazul), plan + sumă. Facturile se emit prin sistemul e-Factura către ANAF.
- Corespondența de suport: e-mail, conținutul conversației.
4.2. Temei legal
- Contract (art. 6 (1) (b)) — pentru a furniza serviciul.
- Obligație legală (art. 6 (1) (c)) — evidențe fiscale, depunere e-Factura.
- Interes legitim (art. 6 (1) (f)) — securitate, jurnal de audit, prevenirea abuzului.
5. DATELE CLIENȚILOR UNITĂȚILOR CANINE (K9OS = PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ)
Prelucrăm aceste date doar la instrucțiunile unității canine, în baza DPA-ului dintre K9OS și unitatea canină. Le enumerăm pentru transparență, dar unitatea canină este operatorul — vă rugăm să citiți și nota de confidențialitate a unității canine.
- Fișe de proprietari: nume, telefon, e-mail, adresă, limbă preferată, note introduse de unitatea canină.
- Fișe de câini: nume, rasă, data nașterii, microcip, culoare, greutate, temperament, instrucțiuni de hrănire, medicație, contact veterinar, istoric de antrenament, observații comportamentale.
- Fotografii: cu câini, cu documente medicale (carnet de sănătate/pașaport), cu sesiuni de antrenament.
- Rezervări și jurnale de cazare: date, servicii, rapoarte zilnice, status plată.
- Mesaje WhatsApp (când sunt activate de unitatea canină): număr de telefon, conținut, șabloane, status livrare, istoricul conversației. Fiecare unitate canină folosește propriul cont WhatsApp Business (WABA); numele afișat în conversații este al unității canine, nu al K9OS.
- Note vocale și transcrieri: înregistrarea vocală a personalului și transcrierea ei — păstrate ca material de antrenament (vezi §8).
- (M2 — Antrenament) Date de sesiune: observații structurate extrase din transcriere (exerciții, metode, echipamente, comenzi) și clipuri video ale sesiunilor.
- Conținut generat de AI (funcții M5): sumarizări, semnalări de inactivitate, schițe de mesaje — generate local (vezi §8).
Temeiul legal pentru aceste date este stabilit de unitatea canină (în calitate de operator) — de regulă executarea contractului cu proprietarul și interesul legitim. Unitatea canină este responsabilă de obținerea consimțământului valid pentru fotografii și pentru mesajele WhatsApp; K9OS oferă șabloane, dar nu colectează consimțământul în numele unității canine.
Operatorul garantează că deține temei legal pentru introducerea datelor în platformă și despăgubește K9OS pentru orice prejudiciu rezultat din nerespectarea GDPR. K9OS nu are obligația generală de a verifica temeiul legal al datelor introduse de operator, dar poate implementa măsuri rezonabile de verificare în caz de suspiciuni privind prelucrarea neconformă.
6. CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE
Datele cu caracter personal sunt păstrate doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, cu respectarea obligațiilor legale aplicabile.
| Categorie | Retenție |
|---|---|
| Cont de operator (activ) | Pe durata existenței contului |
| Cont de operator (după ștergere) | 30 de zile în coșul de reciclare, apoi ștergere definitivă |
| Facturi | 5 ani — obligatoriu conform Legii 82/1991 (art. 25) |
| Jurnal de audit | 12 luni |
| Backup-uri | 30 de zile (rolling) |
| Corespondență de suport | 24 de luni de la ultima interacțiune |
| Date ale clienților unității canine | La instrucțiunea unității canine — implicit: pe durata contului; 30 de zile coș după ștergere; apoi ștergere definitivă |
| Mesaje WhatsApp (în K9OS) | 24 de luni; retenția Meta se aplică separat |
| Note vocale + transcrieri | Păstrate ca material de antrenament (nu se șterg operațional); rândurile exportate și apoi șterse — ștergere fizică după 90 de zile |
| Corpus de antrenament (anonimizat) | Păstrat ca set de date anonimizat — nu mai constituie date cu caracter personal |
7. CU CINE PARTAJĂM DATELE (SUB-ÎMPUTERNICIȚI)
Niciun terț nu are acces la baza de date sau la AI. Datele operaționale (câini, clienți, rapoarte) sunt găzduite exclusiv în UE, iar AI-ul rulează local, pe hardware propriu K9OS.
Aplicație + datele dvs. — doar UE: - Hetzner Online GmbH (Germania, UE) — găzduirea aplicației, baza de date și backup-urile criptate (toate datele operaționale).
Activat doar când unitatea canină folosește funcția: - Meta Platforms Ireland Ltd — platforma WhatsApp Business (WABA per unitate canină). Irlanda (UE) + SCC-uri Meta. - Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda, UE) — plăți (de la v1.5+). - ANAF (e-Factura SPV) — depunerea facturilor (instituție de stat, nu sub-împuternicit).
Doar e-mailul companiei (fără acces la aplicație, bază de date sau AI): - Resend, Inc. (SUA) — livrare e-mailuri tranzacționale. SCC (DPA Resend). - Migadu (Elveția) — căsuțele de e-mail ale companiei (contact@, privacy@, legal@). Decizie de adecvare UE.
Nu partajăm date cu agenți de publicitate, brokeri de date sau rețele sociale.
8. INTELIGENȚA ARTIFICIALĂ ȘI CORPUSUL DE ANTRENAMENT
Unde rulează. Toată prelucrarea AI rulează pe hardware propriu K9OS (transcriere cu Whisper + generare cu un model open-weight, Ollama + Qwen). Niciun serviciu AI extern (OpenAI, Anthropic, Google etc.) nu primește datele dvs.
Cum funcționează (M1). Nota vocală a personalului este transcrisă local, iar modelul generează schița raportului zilnic; operatorul revizuiește și aprobă înainte de trimitere.
Amprenta AI pe module:
| Modul | Rol AI | Note privind datele |
|---|---|---|
| M1 Cazare | Generarea raportului zilnic (voce → text) | nume proprietar/câine în raport |
| M2 Antrenament | Raport + extracție silențioasă (corpus) | comenzi/metode (despre câine); video cu echipa operatorului |
| M3 Portofoliu/Stare | AI-ul cel mai profund (date confirmate, axe, „CV-ul" câinelui) | video cu echipa operatorului (handleri/figuranți) |
| M4 Reproducere | AI-light (pedigree/fătări; eventual OCR pe acte) | date despre câini + contacte crescător/cumpărător |
| M5 Memorie | OCR carnet de sănătate/pașaport + AI ușor | date despre câine; documentul poate purta identificatori |
| M6 Finanțe | Fără AI | doar date financiare/facturare |
Ce reținem pentru antrenament (transparență totală). K9OS construiește, în mod deliberat, un corpus de antrenament din utilizarea reală, pentru a îmbunătăți în timp calitatea AI-ului — acesta este și „motorul de date" al produsului: - Notele vocale și transcrierile sunt păstrate (nu se șterg operațional), ca material de antrenament. - Rapoartele aprobate/trimise sunt prelucrate periodic de un proces automat care elimină datele cu caracter personal (nume, telefoane, e-mailuri, date calendaristice → înlocuite cu marcaje generice) și exportă un set de date anonimizat (text + media) într-un depozit dedicat, oglindit offsite. - (M2 — Antrenament, când e activ) un al doilea pas de extracție, invizibil pentru antrenor și care nu afectează raportul, identifică structuri de antrenament (exerciții, metode, echipamente, comenzi) și etichetează slab clipuri video — pentru a construi vocabularul și corpusul AI.
Stare actuală. Modelul de bază este folosit doar pentru inferență — niciun model fine-tuned nu este încă livrat. Corpusul este deocamdată doar colectat (antrenarea/fine-tuning nu a fost încă rulată).
Temei și garanții. - Corpusul de antrenament este anonimizat real (PII eliminate înainte de export) — odată anonimizat, iese din sfera datelor cu caracter personal (Considerentul 26 GDPR). - Dreptul K9OS de a folosi datele anonimizate pentru antrenament are temei contractual (clauza din acordul cu unitatea canină), nu doar consimțământ revocabil. - Datele personale brute (vocea, transcrierea ne-anonimizată) urmează retenția obișnuită și pot fi șterse la cerere; rândurile exportate și apoi șterse sunt eligibile pentru ștergere fizică după 90 de zile. - Video (M2/M3): de regulă apar handlerii și figuranții (decoys) — adică echipa operatorului (clienți direcți / semnatari), care consimt direct prin acord; operatorul garantează consimțământul echipei sale. - M2: proprietarul câinelui nu este prezent — în cadru apare doar personalul. - M3: pe lângă echipă, este posibil să apară și proprietarul câinelui (terț). Pentru orice astfel de terț, operatorul obține consimțământul separat (la fel ca la fotografii — vezi §9). (Imaginea unei persoane = date cu caracter personal.)
AI este parte integrantă a serviciului (transcrierea notelor vocale + generarea rapoartelor) — nu există o opțiune de a folosi K9OS fără componenta AI. Controlul se exercită la nivel de contract: unitatea canină acceptă clauza privind utilizarea datelor pentru AI la semnarea acordului și poate oricând să înceteze utilizarea serviciului sau să ceară ștergerea datelor personale brute. Corpusul deja anonimizat și încorporat rămâne anonim și nu mai constituie date cu caracter personal.
K9OS își rezervă dreptul exclusiv și irevocabil de a utiliza datele anonimizate rezultate din utilizarea serviciului pentru antrenarea, optimizarea și dezvoltarea modelelor sale AI, fără obligații suplimentare față de operator. Operatorul recunoaște și acceptă că îmbunătățirea AI-ului este parte esențială a serviciului și condiție fundamentală a funcționării acestuia.
9. FOTOGRAFII
Fotografiile sunt stocate criptat, pe infrastructura Hetzner din Germania. Nu extragem caracteristici biometrice/recunoaștere facială. Pentru proprietarii de câini: unitatea canină este responsabilă de obținerea consimțământului înainte de a fotografia/încărca; pentru obiecții, contactați unitatea canină.
10. SECURITATE
TLS pentru toate conexiunile; bcrypt pentru parole; token-uri scurte de acces + token-uri de reîmprospătare; PIN/biometrie pe dispozitiv; criptare la repaus pentru baza de date și backup-uri; backup-uri zilnice criptate (retenție 30 de zile, testate la restaurare); jurnal de audit; ștergere „soft" cu confirmare pentru ștergerea definitivă; acces intern restricționat.
În caz de breșă cu risc pentru drepturile dvs., notificăm ANSPDCP în 72 de ore și persoanele vizate fără întârziere nejustificată (art. 33–34 GDPR).
K9OS nu garantează securitate absolută, ci implementează măsuri rezonabile conform standardelor industriei.
11. TRANSFERURI INTERNAȚIONALE
Datele operaționale ale aplicației (câini, clienți, rapoarte) rămân exclusiv în UE (Hetzner, Germania), iar AI-ul rulează local. Singurele situații cu element extra-UE sunt: - WhatsApp: Meta poate ruta infrastructura în afara UE — acoperit de SCC-urile Meta + reprezentant UE. - E-mailul companiei: Resend (SUA) — SCC; Migadu (Elveția) — decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru Elveția.
Niciun fel de date operaționale ale tenanților/proprietarilor de câini nu sunt transferate în afara UE.
12. DREPTURILE DVS. (PERSOANE VIZATE)
Aveți dreptul la: acces (art. 15), rectificare (16), ștergere (17, sub rezerva retenției fiscale), restricționare (18), portabilitate (20 — export JSON/CSV), opoziție (21), retragerea consimțământului, plângere la ANSPDCP sau la autoritatea din statul dvs., și să nu faceți obiectul unor decizii automate (art. 22 — nu luăm astfel de decizii).
Cum le exercitați: - Operatori: Setări → Confidențialitate în aplicație, sau privacy@k9os.ai. - Proprietari de câini: contactați unitatea canină care vă deține datele. Nu acționăm asupra cererilor proprietarilor fără instrucțiunea unității canine (operatorul).
Răspundem în 30 de zile. Nu percepem taxe pentru solicitări rezonabile. K9OS își rezervă dreptul de a refuza solicitările excesive, repetate sau abuzive, în conformitate cu art. 12 (5) GDPR.
13. MINORI
K9OS este un instrument profesional. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 16 ani. Dacă aflați că un copil ne-a transmis date, scrieți-ne și le ștergem.
14. MODIFICĂRI
Actualizăm această politică atunci când practicile noastre se schimbă. Data „Versiune" reflectă ultima modificare. Modificările importante sunt anunțate prin banner în aplicație și e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.
15. LEGEA APLICABILĂ
Această politică este guvernată de legea română și de GDPR. Litigiile dintre K9OS și un operator sunt de competența instanțelor din Brașov, fără a aduce atingere drepturilor imperative ale consumatorilor. Litigiile dintre o unitate canină și clienții săi (proprietari de câini) sunt între acele părți; K9OS nu este parte.
16. CONTACT
privacy@k9os.ai (confidențialitate) · contact@k9os.ai (general) · legal@k9os.ai (juridic) · K9OS TECH SRL, Str. Livezii 248B, Sat Lunca Câlnicului, Com. Prejmer, Jud. Brașov