Version: v1.0 · July 2026 · Standalone document Electronic in-app acceptance (click-wrap), together with the Terms of Use, the Privacy Policy and the DPA — mandatory condition for access to the Platform
This English version is provided for convenience. In case of discrepancy, the Romanian version prevails.
1. THE PARTIES AND ACCEPTANCE
1.1. This Derived Data and AI Licence (the "Licence") is entered into between K9OS TECH S.R.L. (CUI 54920157, J2026039325006, Str. Livezii no. 248B, Lunca Câlnicului Village, Prejmer Commune, Brașov County, Romania — the "Provider" or "K9OS") and the professional entity identified by the registration details of its account in the Platform (the "Client").
1.2. The Licence is accepted electronically, in the application, by ticking the acceptance checkbox displayed at account creation or at login, together with the Terms of Use, the Privacy Policy and the DPA. Ticking the checkbox constitutes full acceptance of this Licence; without acceptance, access to the Platform is not permitted. The person ticking declares that they are the Client's authorised representative. Electronic acceptance produces the effects of a signature, in accordance with Art. 1240(2) of the Romanian Civil Code; the Provider retains proof of acceptance (account, user, version, date and time).
1.3. This Licence is a standalone document which, together with the Terms of Use, the Privacy Policy and the DPA, forms the complete contractual framework for the use of the Platform. Exclusively for founding-cohort Clients that have signed the Founding Operator Agreement, the provisions of Module C thereof prevail in case of conflict.
1.4. The AI components and their continuous improvement are an essential and integral part of the K9OS service and a fundamental condition of its operation; this Licence is the contractual counterpart of that service architecture.
2. DEFINITIONS
The terms "Operational Data", "Derived Data", "Anonymisation" and "Pseudonymisation" have the meanings given in the DPA. In addition:
"AI Training Corpus" – the body of Derived Data (text, media, labels, extracted structures) built by the Provider from the real-world use of the Platform by all of its clients, used for the development, training, testing, validation, evaluation and optimisation of the Provider's artificial intelligence systems. The corpus constitutes a distinct informational asset, separate from Operational Data and Personal Data.
"AI Systems" – the machine learning models, inference systems and algorithms developed or used by K9OS, including, without limitation, the models intended for assessing and representing the state of working dogs (the "Cerberus" project / the M3 module) and any successor models.
"Consented Video Materials" – video recordings or photographs from training sessions or operational activities in which members of the Client's team (handlers, decoys, staff) or, with separate consent, third parties may appear, used in accordance with Section 5.
3. GENERAL PRINCIPLE AND TRANSFORMATION PROCESS
3.1. The operation of the Platform generates two legally distinct categories: Operational Data (governed by the DPA) and Derived Data (governed by this Licence).
3.2. The Provider may transform Operational Data into Derived Data exclusively through an effective and irreversible anonymisation process, such that neither the Provider, nor the Client, nor any third party, using reasonable means (having regard to costs, time, available technology and foreseeable technological developments), can directly or indirectly identify the data subjects. The mere removal of names or the replacement of identifiers with internal codes constitutes pseudonymisation, not anonymisation.
3.3. Only upon completion of the anonymisation process does the resulting information acquire the status of Derived Data and fall outside the scope of the GDPR (Recital 26) and of the DPA.
3.4. The Provider determines the technical anonymisation methods, subject to the obligation to comply with the security and data protection standards and industry best practices applicable at the time of processing. The AI Training Corpus, including mirror copies (offsite mirror), is stored exclusively in the European Union or on infrastructure controlled by the Provider.
4. LICENCE OVER THE DERIVED DATA
4.1. By accepting this Licence, the Client grants the Provider the right to use the Derived Data resulting from the irreversible anonymisation of the Operational Data for the development, training, testing, validation, performance evaluation and improvement of the AI Systems and related technologies, including the right to create, use and exploit the AI Training Corpus.
4.2. This licence constitutes a contractual licence granted by the Client in its capacity as controller or holder of the rights over the Operational Data and is distinct from any consent of data subjects within the meaning of Art. 4(11) and Art. 7 GDPR. It does not constitute a legal basis for processing Personal Data outside the purposes set out in the DPA.
4.3. To the extent permitted by law, the licence is worldwide, non-exclusive, royalty-free, perpetual, irrevocable, transferable and sublicensable and includes the Provider's right to: a) integrate the Derived Data into aggregated data sets used for research, development and commercial exploitation of the AI Systems; b) create derived commercial products (including the Cerberus model and the modules based on it); c) sell or license access to AI models; d) use the Derived Data in benchmarking and industry training; e) combine the Derived Data with other data sources.
4.4. All rights, titles and proprietary interests in the Derived Data, the AI Training Corpus and the resulting AI models belong exclusively to the Provider. The Client irrevocably waives, to the extent permitted by law, any claims regarding their subsequent use under this Licence and confirms that it will never request the deletion of the Derived Data.
4.5. Nothing in this Licence authorises the use of identifiable Personal Data for the training of AI Systems, with the exception of Consented Video Materials (Section 5) or situations where a distinct and valid legal basis exists.
5. CONSENTED VIDEO MATERIALS
5.1. By way of exception to the rule of training exclusively on Derived Data, the Provider may use Consented Video Materials in which identifiable persons appear for the development, training and evaluation of the AI Systems (including Cerberus/M3), subject to the following cumulative conditions: a) the persons appearing are members of the Client's team (handlers, decoys, staff), and the Client declares and warrants that it has obtained their valid, informed and demonstrable consent to the use of their image for the purpose of training the AI Systems; b) for any third party appearing in the frame (for example, the dog's owner in M3 sessions), the Client obtains separate consent prior to uploading the material; c) textual and metadata identifiers (names, contact details, calendar dates, location) are removed or replaced with generic markers before inclusion in the AI Training Corpus; d) the materials are not used for facial recognition, biometric identification or the extraction of persons' biometric features.
5.2. The withdrawal of a data subject's consent takes effect for the future: the material is excluded from subsequent exports to the Corpus, and the raw copies follow the deletion regime under the DPA. Data already transformed into anonymous Derived Data or model weights already trained are not affected, to the extent the person is no longer identifiable in them.
5.3. The Client shall fully indemnify the Provider for any damage resulting from the inaccuracy of the declarations and warranties in Sections 5.1(a)–(b).
6. AI TRANSPARENCY
6.1. The Client declares that it has been informed that the Platform's functionalities use AI Systems and that the real-world use of the Platform feeds, after anonymisation, the AI Training Corpus, in accordance with the Privacy Policy.
6.2. The Client shall inform end users, its own staff and persons interacting with the Platform where applicable law requires the disclosure of the use of an AI system. The Provider may display notices or markings regarding the use of AI in order to fulfil legal transparency obligations.
6.3. The AI functionalities are assistance and inference tools; the results may contain errors, and operational decisions belong exclusively to the Client.
7. RESTRICTIONS
7.1. The Provider shall not use identifiable Operational Data for AI training without prior anonymisation, with the exception of Consented Video Materials in accordance with Section 5.
7.2. Any attempt, by either Party or by third parties under their control, to re-identify data subjects from the Derived Data constitutes a material breach of contract and entails the full liability of the party at fault.
8. SURVIVAL AFTER TERMINATION
8.1. The rights and licences granted under this Licence survive, for an unlimited duration, the termination of the contractual relationship between the Parties for any reason.
8.2. Termination does not affect: the AI models previously developed, trained, tested or validated; the sets of Derived Data previously created; the products, services, statistics, algorithms and intellectual assets developed on their basis; or the intellectual property rights acquired by the Provider over them.
8.3. The Provider has no obligation to identify, extract, modify, delete, untrain or retrain Derived Data already incorporated into its models, systems or products.
9. FINAL PROVISIONS
9.1. This Licence is governed by Romanian law; disputes shall be settled by the competent courts of the Municipality of Brașov.
9.2. The invalidity of any clause does not affect the validity of the remaining provisions.
9.3. The Provider may update this Licence; significant changes are notified via an in-app banner and/or e-mail at least 30 days in advance; continued use of the Platform constitutes acceptance. The version in force is displayed in the application (Settings → Legal) and on k9os.ai.
9.4. Contact: legal@k9os.ai (legal) · privacy@k9os.ai (GDPR).
ELECTRONIC ACCEPTANCE
This Licence is accepted by ticking the acceptance checkbox in the application, alongside the Terms of Use, the Privacy Policy and the DPA. Proof of acceptance (account, user, version, date and time) is recorded and retained by K9OS.
Versiune: v1.0 · iulie 2026 · Document de sine stătător Acceptare electronică în aplicație (click-wrap), împreună cu Termenii de Utilizare, Politica de Confidențialitate și DPA — condiție obligatorie de acces la Platformă
1. PĂRȚILE ȘI ACCEPTAREA
1.1. Prezenta Licență de Date Derivate și AI („Licența") se încheie între K9OS TECH S.R.L. (CUI 54920157, J2026039325006, Str. Livezii nr. 248B, Sat Lunca Câlnicului, Com. Prejmer, Jud. Brașov, România — „Furnizorul" sau „K9OS") și entitatea profesională identificată prin datele de înregistrare ale contului său în Platformă („Clientul").
1.2. Licența se acceptă electronic, în aplicație, prin bifarea casetei de acceptare afișate la crearea contului sau la autentificare, împreună cu Termenii de Utilizare, Politica de Confidențialitate și DPA. Bifarea casetei constituie acceptarea integrală a prezentei Licențe; în lipsa acceptării, accesul la Platformă nu este permis. Persoana care bifează declară că este reprezentantul autorizat al Clientului. Acceptarea electronică produce efectele unei semnături, conform art. 1240 alin. (2) Cod civil; Furnizorul păstrează dovada acceptării (cont, utilizator, versiune, dată și oră).
1.3. Prezenta Licență este un document de sine stătător, care formează, împreună cu Termenii de Utilizare, Politica de Confidențialitate și DPA, cadrul contractual complet al utilizării Platformei. Exclusiv pentru Clienții din cohorta fondatoare care au semnat Acordul Operatorului Fondator, prevederile Modulului C din acesta prevalează în caz de conflict.
1.4. Componentele AI și îmbunătățirea lor continuă sunt parte esențială și integrantă a serviciului K9OS și condiție fundamentală a funcționării acestuia; prezenta Licență reprezintă contrapartea contractuală a acestei arhitecturi de serviciu.
2. DEFINIȚII
Termenii „Date Operaționale", „Date Derivate", „Anonimizare" și „Pseudonimizare" au înțelesul stabilit în DPA. Suplimentar:
„Corpus de Antrenare AI" – ansamblul de Date Derivate (text, media, etichete, structuri extrase), construit de Furnizor din utilizarea reală a Platformei de către toți clienții săi, utilizat pentru dezvoltarea, antrenarea, testarea, validarea, evaluarea și optimizarea sistemelor de inteligență artificială ale Furnizorului. Corpusul constituie un activ informațional distinct, separat de Datele Operaționale și de Datele cu Caracter Personal.
„Sisteme AI" – modelele de învățare automată, sistemele de inferență și algoritmii dezvoltați sau utilizați de K9OS, incluzând, fără limitare, modelele destinate evaluării și reprezentării stării câinilor de lucru (proiectul „Cerberus" / modulul M3) și orice modele succesoare.
„Materiale Video Consimțite" – înregistrări video sau fotografii din sesiuni de antrenament ori activități operaționale, în care pot apărea membri ai echipei Clientului (handleri, figuranți, personal) sau, cu consimțământ separat, terți, utilizate conform art. 5.
3. PRINCIPIU GENERAL ȘI PROCES DE TRANSFORMARE
3.1. Operarea Platformei generează două categorii juridic distincte: Date Operaționale (reglementate de DPA) și Date Derivate (reglementate de prezenta Licență).
3.2. Furnizorul poate transforma Datele Operaționale în Date Derivate exclusiv printr-un proces de anonimizare efectivă și ireversibilă, prin care nici Furnizorul, nici Clientul și nici un terț, utilizând mijloace rezonabile (raportat la costuri, timp, tehnologie disponibilă și evoluție tehnologică previzibilă), să nu poată identifica direct sau indirect persoanele vizate. Simpla eliminare a numelor sau înlocuirea identificatorilor cu coduri interne constituie pseudonimizare, nu anonimizare.
3.3. Numai după finalizarea procesului de anonimizare informațiile rezultate dobândesc statutul de Date Derivate și ies din sfera de aplicare a GDPR (Considerentul 26) și a DPA.
3.4. Furnizorul stabilește metodele tehnice de anonimizare, cu obligația de a respecta standardele de securitate, protecție a datelor și bunele practici industriale aplicabile la momentul procesării. Corpus-ul de Antrenare AI, inclusiv copiile de tip oglindă (mirror offsite), este stocat exclusiv în Uniunea Europeană sau pe infrastructură controlată de Furnizor.
4. LICENȚA ASUPRA DATELOR DERIVATE
4.1. Clientul acordă Furnizorului, prin acceptarea prezentei Licențe, dreptul de a utiliza Datele Derivate rezultate din anonimizarea ireversibilă a Datelor Operaționale pentru dezvoltarea, antrenarea, testarea, validarea, evaluarea performanței și îmbunătățirea Sistemelor AI și a tehnologiilor conexe, inclusiv dreptul de a crea, utiliza și exploata Corpusul de Antrenare AI.
4.2. Această licență constituie o licență contractuală acordată de Client în calitate de operator sau titular al drepturilor asupra Datelor Operaționale și este distinctă de orice consimțământ al persoanelor vizate în sensul art. 4 pct. 11 și art. 7 GDPR. Ea nu constituie temei pentru prelucrarea Datelor cu Caracter Personal în afara scopurilor prevăzute în DPA.
4.3. În măsura permisă de lege, licența este mondială, neexclusivă, gratuită, perpetuă, irevocabilă, transferabilă și sublicențiabilă și include dreptul Furnizorului de a: a) integra Datele Derivate în seturi de date agregate utilizate pentru cercetare, dezvoltare și exploatare comercială a Sistemelor AI; b) crea produse comerciale derivate (inclusiv modelul Cerberus și modulele bazate pe acesta); c) vinde sau licenția acces la modele AI; d) utiliza Datele Derivate în benchmarking și training industrial; e) combina Datele Derivate cu alte surse de date.
4.4. Toate drepturile, titlurile și interesele patrimoniale asupra Datelor Derivate, ale Corpusului de Antrenare AI și ale modelelor AI rezultate aparțin exclusiv Furnizorului. Clientul renunță irevocabil, în măsura permisă de lege, la orice pretenții privind utilizarea ulterioară a acestora în condițiile prezentei Licențe și confirmă că nu va solicita ștergerea Datelor Derivate.
4.5. Nicio prevedere a prezentei Licențe nu autorizează utilizarea Datelor cu Caracter Personal identificabile pentru antrenarea Sistemelor AI, cu excepția Materialelor Video Consimțite (art. 5) sau a situațiilor în care există un temei legal distinct și valabil.
5. MATERIALE VIDEO CONSIMȚITE
5.1. Prin excepție de la regula antrenării exclusiv pe Date Derivate, Furnizorul poate utiliza pentru dezvoltarea, antrenarea și evaluarea Sistemelor AI (inclusiv Cerberus/M3) Materiale Video Consimțite în care apar persoane identificabile, în următoarele condiții cumulative: a) persoanele care apar sunt membri ai echipei Clientului (handleri, figuranți, personal), iar Clientul declară și garantează că a obținut consimțământul valabil, informat și dovedibil al acestora pentru utilizarea imaginii lor în scopul antrenării Sistemelor AI; b) pentru orice terț care apare în cadru (de exemplu, proprietarul câinelui în sesiuni M3), Clientul obține un consimțământ separat, anterior încărcării materialului; c) identificatorii textuali și de metadate (nume, date de contact, date calendaristice, localizare) sunt eliminați sau înlocuiți cu marcaje generice înainte de includerea în Corpusul de Antrenare AI; d) materialele nu sunt utilizate pentru recunoaștere facială, identificare biometrică sau extragerea de caracteristici biometrice ale persoanelor.
5.2. Retragerea consimțământului unei persoane vizate produce efecte pentru viitor: materialul este exclus din exporturile ulterioare către Corpus, iar copiile brute urmează regimul de ștergere din DPA. Datele deja transformate în Date Derivate anonime sau ponderile de model deja antrenate nu sunt afectate, în măsura în care persoana nu mai este identificabilă în acestea.
5.3. Clientul despăgubește integral Furnizorul pentru orice prejudiciu rezultat din caracterul inexact al declarațiilor și garanțiilor de la art. 5.1 lit. a)–b).
6. TRANSPARENȚĂ AI
6.1. Clientul declară că a fost informat că funcționalitățile Platformei utilizează Sisteme AI și că utilizarea reală a Platformei alimentează, după anonimizare, Corpusul de Antrenare AI, conform Politicii de Confidențialitate.
6.2. Clientul va informa utilizatorii finali, personalul propriu și persoanele care interacționează cu Platforma atunci când legislația aplicabilă impune divulgarea utilizării unui sistem AI. Furnizorul poate afișa notificări sau marcaje privind utilizarea AI pentru îndeplinirea obligațiilor legale de transparență.
6.3. Funcționalitățile AI reprezintă instrumente de asistență și inferență; rezultatele pot conține erori, iar deciziile operaționale aparțin exclusiv Clientului.
7. RESTRICȚII
7.1. Furnizorul nu va utiliza Date Operaționale identificabile pentru antrenare AI fără anonimizare prealabilă, cu excepția Materialelor Video Consimțite conform art. 5.
7.2. Orice încercare, de către oricare Parte sau de către terți aflați sub controlul acestora, de a reidentifica persoane vizate din Datele Derivate constituie încălcare gravă a contractului și atrage răspunderea integrală a părții în culpă.
8. SUPRAVIEȚUIRE POST-ÎNCETARE
8.1. Drepturile și licențele acordate prin prezenta Licență supraviețuiesc pe durată nelimitată încetării, din orice motiv, a raportului contractual dintre Părți.
8.2. Încetarea nu afectează: modelele AI dezvoltate, antrenate, testate sau validate anterior; seturile de Date Derivate create anterior; produsele, serviciile, statisticile, algoritmii și activele intelectuale dezvoltate pe baza acestora; drepturile de proprietate intelectuală dobândite de Furnizor asupra acestora.
8.3. Furnizorul nu are obligația de a identifica, extrage, modifica, șterge, dezantrena sau retrena Datele Derivate deja încorporate în modelele, sistemele sau produsele sale.
9. CLAUZE FINALE
9.1. Prezenta Licență este guvernată de legea română; litigiile se soluționează de instanțele competente din Municipiul Brașov.
9.2. Nulitatea unei clauze nu afectează valabilitatea celorlalte dispoziții.
9.3. Furnizorul poate actualiza prezenta Licență; modificările semnificative se notifică prin banner în aplicație și/sau e-mail cu minimum 30 de zile înainte; continuarea utilizării Platformei constituie acceptare. Versiunea în vigoare este afișată în aplicație (Setări → Juridic) și pe k9os.ai.
9.4. Contact: legal@k9os.ai (juridic) · privacy@k9os.ai (GDPR).
ACCEPTARE ELECTRONICĂ
Prezenta Licență se acceptă prin bifarea casetei de acceptare în aplicație, alături de Termenii de Utilizare, Politica de Confidențialitate și DPA. Dovada acceptării (cont, utilizator, versiune, dată și oră) este înregistrată și păstrată de K9OS.